Notre vision de la confidentialité
Chez Mercier Services Financiers, la confidentialité et la protection des renseignements personnels est un aspect qui revêt d’une importance primordiale. Étant donnée que la collecte et l’utilisation des données personnelles font parties intégrantes de nos activités, nous devons nous préoccuper que l’information recueillie à votre sujet demeurera confidentielle et sera utilisée à bon escient.
Mise en oeuvre de la politique
La mise en œuvre de cette politique a été confiée à Madame Lucie Bilodeau. Non seulement cette personne a la tâche élevée de veiller au respect des différentes lois applicables à la protection des renseignements personnels, mais elle est tenue d’assurer la circulation de l’information ainsi que la formation des membres de l’organisation sur les procédures et pratiques de cette politique. L’application de cette politique s’inscrit dans un cadre déontologique qui privilégie la prudence dans la collecte, l’utilisation et la divulgation des renseignements personnels ainsi que la confidentialité des ordres et des opérations des clients. Finalement, cette personne sera en charge de recevoir les demandes de renseignements et les plaintes concernant cette politique.
Utilisation et communication à des fins déterminée
Mercier Services Financiers Inc. s’engage à utiliser et communiquer les renseignements personnels aux seules fins pour lesquelles ils ont été recueillis. Ses préposés ou mandataires pourront en prendre connaissance, et cela à la condition que ces renseignements soient nécessaires à l’exercice de leurs fonctions ou à l’exécution de leurs mandats.
Par ailleurs, Mercier Services Financiers Inc. pourra transmettre à des tiers les renseignements personnels recueillis pour les fins énoncées ci-dessous, notamment à des organismes de placement collectif, à des ministères et organismes gouvernementaux pour lesquels ils sont tenus par la loi de le faire, aux compagnie d’assurances, à son fournisseur informatique, à des entreprises de messagerie et avec le consentement écrit de la personne concernée, à toute autre personne qui en fait la demande.
Quelles informations nous vous demandons lorsque vous faites affaire avec nous
Nous ne recueillons à votre sujet que les renseignements qui nous sont nécessaires, avec votre consentement et si la loi le permet ou l’exige. En général, les renseignements que nous recueillons sont votre nom, votre adresse, vos numéros de téléphone et d’autres renseignements permettant d’établir votre identité, par exemple votre numéro d’assurance sociale (NAS) ou votre date de naissance.
Les renseignements supplémentaires que nous recueillons varient en fonction du type de produit ou de service. Selon qu’il s’agit d’un produit ou d’un service bancaire, d’assurance ou d’un placement. Nous pouvons ainsi recueillir des renseignements d’ordre financier, tels le nom de votre employeur, votre revenu annuel, votre actif et votre passif. Nous pouvons aussi recueillir des renseignements ayant trait aux placements ou aux conseils dont vous avez besoin, comme vos objectifs financiers ou vos plans pour la retraite. Si vous présentez une demande d’assurance individuelle ou d’assurance collective, nous pouvons également recueillir des renseignements sur votre état de santé ou votre style de vie, dont votre profession, vos habitudes et vos plans de voyage, votre dossier de conduite ou votre casier judiciaire, le cas échéant.
Comment utilisons-nous l'information recueillie
En règle générale, nous recueillons, utilisons ou communiquons les renseignements personnels de nos clients aux fins suivantes :
- Confirmer votre identité, vous protéger et protéger notre entreprise en cas d’erreur, de fraude ou de déclaration trompeuse;
- Évaluer vos besoins financiers et déterminer les produits et services qui vous conviennent;
- Établir votre admissibilité à nos produits et services;
- Administrer adéquatement les produits et services que nous offrons, et évaluer les demandes de règlement;
- Respecter les prescriptions des lois auxquelles nous sommes soumis, y compris les règles de déclaration fiscale de la Loi de l’impôt sur le revenu (Canada) et de la Loi sur le ministère du Revenu du Québec;
- Cerner les besoins actuels et futurs de nos clients, par exemple effectuer des sondages auprès de notre clientèle et toute autre forme d’étude ou d’analyse de marché.
Quelles personnes ont accès à l'information
Les personnes qui ont accès à l’information recueillie sont :
- Les employés de Mercier Services Financiers Inc. qui l’utilisent afin de pouvoir traiter votre dossier convenablement ainsi que pour des fins de correspondance avec vous;
- Les institutions financières, les compagnies de placement et d’assurance afin qu’elles puissent procéder à vos demandes adéquatement ainsi que leurs intermédiaires au niveau de la distribution de produits et services;
- Les personnes que vous avez désignées.
- Veuilles noter que nous ne vendons aucune liste de nos clients à quelques compagnies que ce soient.
Consultation et mise à jour de vos renseignements
Nous déployons tous les efforts raisonnables pour que les renseignements personnels que nous recueillons demeurent aussi exacts, complets, et à jour que l’exigent les fins auxquelles ils sont destinées. Pour ce faire, il importe que vous nous fournissiez des renseignements exacts et que vous nous fassiez part de tout changement pertinent, par exemple le changement de vos coordonnées. Vous avez le droit d’accéder aux renseignements personnels que nous détenons sur vous, d’en vérifier l’exactitude et d’y faire apporter les corrections appropriées, au besoin.
Accès aux renseignements personnels
En vertu de l’article 27 de la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé, toute personne qui en fait la demande et justifiant de son identité pourra se faire confirmer l’existence de son dossier et pourra obtenir communication des renseignements personnels la concernant.
Par ailleurs, en vertu de l’article 30 de la loi, toute personne qui en fait la demande et justifiant de son identité pourra avoir accès à son dossier ou pourra faire rectifier son dossier. Cette demande devra être faite par écrit par la personne concernée justifiant de son identité. Madame Lucie Bilodeau, donnera suite à cette demande dans les 30 jours suivant la date de la requête. L’accès aux renseignements personnels sera gratuit sous réserve de frais raisonnables pouvant être exigés pour la transcription, reproduction ou transmission. Dans l’éventualité où des frais seraient exigibles, le client en sera informé au préalable. L’accès aux renseignements personnels pourra être refusé dans l’une des situations suivantes : les renseignements personnels contiennent des détails sur d’autres personnes, la divulgation des renseignements personnels pourrait nuire à une enquête menée par notre service interne, la divulgation des renseignements personnels pourrait avoir un effet sur une procédure judiciaire dans laquelle Mercier Services Financiers Inc. a un intérêt, l’impossibilité de reproduire les renseignements personnels en raison du support sur lequel ils sont détenus. Par ailleurs, tout refus sera motivé et notifié par écrit à la personne concernée.
Protection des renseignements
Nous nous engageons à protéger vos renseignements personnels afin qu’aucune personne non autorisée ne puisse les consulter ou les utiliser. Pour ce faire, nous prenons les mesures de sécurité matérielles, organisationnelles et technologiques nécessaires selon la nature des renseignements à protéger. Les renseignements sont donc protégés :
- Par des moyens matériels, c’est-à-dire des mesures de sécurité et des barrières physiques;
- Par des moyens organisationnels, c’est-à-dire des politiques, des pratiques et des restrictions d’accès;
- Par des moyens technologiques, par exemple l’utilisation de mots de passe, de chiffrement, de coupe-feu, de logiciels antivirus et d’anonymiseurs, s’il y a lieu.
Tous nos employés, représentants, agents et fournisseurs de services qui agissent en notre nom sont tenus de respecter nos politiques et pratiques en matière de protection des renseignements personnels.
Nous ne transmettons des renseignements personnels à votre sujet qu’aux personnes autorisées dûment identifiées, dans la mesure où la loi le permet ou l’exige.
Procédures concernant les plaintes
Dans l’éventualité d’un refus à communiquer à un client un renseignement personnel le concernant ou du non-respect d’un des principes énoncés ci-dessus, le client aura le loisir de formuler ses commentaires, préoccupations ou plainte à l’attention de Madame Lucie Bilodeau.
Cette dernière s’engage à répondre à toutes demandes dans les meilleurs délais et à informer le client des mesures entreprises. Si elle le juge nécessaire, la personne responsable fera une enquête et communiquera le résultat de celle-ci au plaignant.
Communiquez avec nous
Si vous avez des questions ou quelques inquiétudes que ce soit au sujet de nos politiques et pratiques en matière de protection des renseignements personnels, ou si vous souhaitez obtenir un complément d’information sur la marche à suivre pour accéder à vos renseignements personnels ou les corriger, ou encore pour demander à être exclu de nos listes d’envoi, nous vous invitons à communiquer avec nous.